Muitas PME começam por gerir o negócio inteiro em folhas de Excel, e isso é perfeitamente normal: é rápido, todos sabem mexer nele e não custa nada.
O problema aparece quando o Excel passa a fazer de CRM, agenda, controlo financeiro e gestão de stocks ao mesmo tempo. Nessa altura deixa de ser uma ferramenta de apoio e passa a ser o centro do negócio, sem ter sido pensado para isso.
Os sinais de que já passou do ponto
Nem sempre é fácil perceber isto de dentro. Alguns sinais que aparecem com frequência:
- Já ninguém sabe ao certo qual é a versão mais recente do ficheiro
- Duas pessoas abrem a mesma folha ao mesmo tempo e uma perde o que escreveu
- Há uma fórmula partida há meses que ninguém detetou
- Um cliente ficou sem resposta porque o dado estava numa folha que só uma pessoa tinha aberta
- Demora mais tempo a encontrar a informação do que a usá-la
Se dois ou três destes acontecem com regularidade, o Excel já é o centro do negócio, mesmo sem ter sido feito para isso.
O que fazer sem comprar nada
Antes de pensar em trocar de sistema, há ajustes que custam zero:
- Um único ficheiro partilhado (Google Sheets ou Excel Online), em vez de cópias a circular por e-mail com nomes como "final_v3"
- Separar por função: uma folha para clientes, outra para financeiro, em vez de uma só com doze separadores
- Usar listas suspensas em campos repetidos, para evitar que cada pessoa escreva "Lisboa", "lisboa" e "LX" no mesmo campo
- Proteger as células com fórmulas, para não serem apagadas sem querer
Isto reduz o atrito, mas não resolve o problema de fundo: continua a ser manual, e continua a depender de alguém se lembrar de atualizar.
O sinal mais claro de que chegou ao limite é quando o mesmo dado tem de ser copiado à mão para outro sítio (fatura, WhatsApp, agenda) todas as semanas. Nessa altura já não é um problema de organização da folha. É um problema de sistemas que não falam entre si.
Conte quantos ficheiros diferentes tem hoje com o nome do mesmo cliente. Se forem mais de dois, o Excel já está a atrapalhar mais do que a ajudar.