Pode parecer pouco. Copiar um contacto para o CRM, passar um pedido do WhatsApp para uma folha de Excel, atualizar uma reserva, introduzir os mesmos dados em dois programas diferentes: cada uma destas tarefas demora só alguns minutos. O problema é que são feitas todos os dias.
Faça as contas
Multiplique o número de tarefas repetidas por dia pelo tempo médio de cada uma, e depois por 4 semanas.
Por exemplo:
- 20 tarefas por dia
- 3 minutos por tarefa
São 60 minutos por dia. Ao fim de um mês, são 20 horas gastas só a copiar informação.
Agora pense em toda a equipa. Quantas pessoas fazem exatamente o mesmo? É aqui que muitas empresas descobrem que estão a perder dezenas, ou até centenas, de horas por ano.
O problema não é só o tempo
Sempre que uma tarefa é feita à mão, há risco de:
- erros de escrita
- informação duplicada
- dados desatualizados
- atrasos no atendimento ao cliente
Ninguém gosta de passar o dia a copiar e colar informação. Esse tempo podia estar a ser usado para vender mais ou responder a clientes mais depressa.
A automatização resolve grande parte disto
Hoje é possível ligar o WhatsApp, o CRM, o software de faturação, o calendário, o e-mail e outras aplicações, para que a informação passe de um sistema para o outro sem ninguém copiar ou colar nada à mão.
Pequenas mudanças fazem diferença
Nem todas as automatizações são projetos grandes ou caros. Muitas empresas começam por automatizar uma única tarefa repetitiva e já recuperam várias horas por semana no primeiro mês.
Experimente esta semana: escolha um dia e conte quantas vezes alguém da equipa copia a mesma informação de um sítio para outro. Multiplique esse número pelos dias úteis do mês. É provavelmente a estimativa mais honesta que vai ter sobre onde está a perder tempo.